一、先正名：现金是法定货币形式
《劳动法》第五十条：工资应当以货币形式按月支付给劳动者本人，不得克扣或者无故拖欠。《工资支付暂行规定》（劳部发〔1994〕489号）第五条：工资应当以法定货币支付，不得以实物及有价证券替代。现金是法定货币——用现金发工资，本身不违反任何一条。
真正违法的是三种替代：购物卡、消费券、自产产品抵工资。以及「不发钱」的三种搭配：无记录、不申报、压基数。
二、第一道关：支付记录与签收
《工资支付暂行规定》（劳部发〔1994〕489号）第六条：用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者姓名以及签字，并保存两年以上备查。
《保障农民工工资支付条例》（国务院令第724号）同样要求编制书面工资支付台账并保存。
现金发放最常缺的就是这一环：没有签收表，发生劳动争议时，工资是否发放、按什么标准发放，举证责任在单位。别做「钱递过去就算发过」的省事打算——做一张工资支付表（姓名、应发、代扣、实发、时间），现金发放逐人签字，按月装订。
三、第二道关：个税全员全额申报
《个人所得税法》第九条：个人所得税以所得人为纳税人，以支付所得的单位为扣缴义务人。无论现金还是转账，发工资的单位都应依法办理全员全额扣缴申报。
申报规则见《个人所得税扣缴申报管理办法（试行）》（国家税务总局公告2018年第61号）——扣缴义务人按月办理全员全额扣缴申报。「发现金就不用报个税」是最危险的想法：申报义务与支付形式无关，税务、社保、市场监管数据互通后，长期零申报、低申报的公司在系统里显眼，补税、滞纳金、罚款三连跑不掉。
四、第三道关：社保基数一致
典型违规姿势：转账发最低工资，现金发剩余部分——账面工资压低、社保基数跟着压低。这不是支付方式的选择，是瞒报社会保险费缴费基数：人社部门可责令补缴并加收滞纳金，情节严重的处欠缴数额一倍以上三倍以下罚款。社保缴费违法行为已进入全国统一裁量体系（总局公告2026年第20号，11月1日施行）；且稳岗返还的前提正是足额缴纳失业保险费（人社部发〔2026〕39号）——基数瞒报的公司，年底60%的返还也会一并失去。
对员工同样有损：社保基数不实直接影响养老金、工伤待遇；离职发生争议时，员工以银行流水与实际收入主张补缴的，单位基本败诉。
五、年底八步自查
①全员工资清单拉出，现金发放部分单独标注；②逐人核支付记录与签收表，缺签补齐；③工资表与个税申报表逐月对数，口径不一致的更正申报；④社保缴费基数与实际工资对表，差额主动调基补缴；⑤核对每人应发不低于当地最低工资标准；⑥购物卡、消费券抵薪的一律纠正为货币支付；⑦离职人员工资当场结清、凭证留档；⑧支付记录按两年备查标准装订。自查出问题主动更正补缴的处理空间，远大于被投诉稽查后再认账。
相关问答
Q：工资用现金发放违法吗？
不违法。《劳动法》第五十条要求工资以货币形式按月支付给劳动者本人，《工资支付暂行规定》第五条明确工资应当以法定货币支付、不得以实物及有价证券替代。现金属于法定货币，以现金支付工资本身合法；违法的是借此规避个税申报、社保缴费基数核定等法定义务的行为。
Q：现金发工资需要保留哪些记录？
按《工资支付暂行规定》第六条，用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者姓名及签字，并保存两年以上备查。现金发放应制作工资支付表（姓名、应发金额、代扣项目、实发数额、支付时间），由员工本人签字确认，不得由他人代签或伪造签名。
Q：「转账发最低工资、现金发剩余部分」可行吗？
不可行。这种拆分发放的实质是压低社保缴费基数并少缴个税，涉嫌瞒报社会保险费缴费基数：人社部门可责令补缴并加收滞纳金，情节严重的处欠缴数额一倍以上三倍以下罚款；同时工资表与个税申报口径不一致，在劳动争议中单位也处于举证劣势。
Q：现金发放的工资需要申报个税吗？
需要。《个人所得税法》第九条规定，个人所得税以所得人为纳税人，以支付所得的单位为扣缴义务人。工资薪金无论以现金还是转账形式支付，单位都应依法办理全员全额扣缴申报。申报义务与支付形式无关，不申报或拆分申报将面临补税、滞纳金及罚款。
Q：用购物卡、消费券抵工资可以吗？
不可以。《工资支付暂行规定》第五条明确工资应当以法定货币支付，不得以实物及有价证券替代货币支付。购物卡、消费券、自产产品等均属实物或有价证券范畴，用于抵付工资违法。工资之外额外发放的福利不受此限，但将应发工资拆为「货币＋实物」的做法违法。